Documentazione tecnica e traduzione: come scrivere e ottimizzare i contenuti

Come scrivere la documentazione tecnica per renderla più facile da tradurre

Ti è mai capitato di leggere un manuale d’uso di un macchinario installato nella tua azienda e pensare che sicuramente è stato tradotto da Google Translate? Oppure che il traduttore non aveva la più pallida idea di quello che stava scrivendo? Anche se entrambe le situazioni sono possibili, c’è anche una terza possibilità: il testo originale della documentazione tecnica non era ottimizzato per la traduzione.

Tutte le macchine industriali sono sempre corredate di un complesso fascicolo tecnico. Tale documentazione include, oltre al manuale d’uso e manutenzione, anche disegni tecnici, distinte base, risultati di prove e altro. I redattori tecnici, chiamati anche technical writer, stanno diventando figure necessarie nei reparti tecnici perché i testi tecnici richiedono delle abilità specifiche. Inoltre, sono vincolati da numerosi standard.

Comunque, nonostante tutta la tecnologia che sta dietro il business dei servizi di traduzioni tecniche, il processo della traduzione (soprattutto nel caso del polacco e delle lingue con la sintassi lontana anni luce da quella italiana o inglese) rimane sempre parzialmente fuori controllo dell’automazione e – a mio parere – lo rimarrà per tanto tempo ancora. La natura libera della lingua non permette di inquadrare i testi e di chiuderli nelle memorie degli strumenti automatici e dei software, dando come risultato testi finali mediocri o addirittura scadenti che non solo suonano male, ma non di rado contengono svariati errori.

Se tra le tue mansioni c’è anche quella di gestire ed ottimizzare i testi aziendali e stai pensando come scrivere la documentazione tecnica per adeguarla alle esigenze del processo della traduzione e di conseguenza, migliorare la traduzione stessa, con questo articolo vorrei suggerirti alcuni consigli utili. Grazie agli spunti esposti di seguito saprai ottimizzare i file dal punto di vista linguistico. Inoltre, col passare del tempo, il traduttore di fiducia sarà in grado di creare delle risorse linguistiche che porteranno ad una riduzione dei costi relativi al volume ed alle ripetizioni.

Attenzione però alla trapola delle ripetizioni. Se non sono gestite con la testa sulle spalle, possono causare risultare insidiose. Ne parlo nell’articolo relativo alla localizzazione del software in polacco.

Più avanti segnalo quattro questioni che per me rappresentano le sfide più comuni affrontate dai traduttori tecnici. Mi capitava di affrontarle 20 anni fa, mi capita anche oggi. Spero che, dopo la lettura di questo articolo, sarai in grado di organizzare facilmente i contenuti testuali dei tuoi file in modo tale da non creare problemi durante il processo della traduzione, sia in polacco che in altre lingue.

1. Assicurarsi che il testo sia uniforme

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Leggi il manuale e controlla se il dispositivo/modulo/gruppo vengono chiamati sempre nello stesso modo.

Esempio: se il robot è dotato di una pinza, chiamala sempre pinza. Non una volta pinza, un’altra volta gripper, e ogni tanto gruppo di presa. Ovviamente puoi scegliere di chiamarla come vuoi. L’importante è essere coerenti ed utilizzare la nomenclatura uniforme in tutto il testo. Nel caso contrario, il traduttore (che non ha mai visto la tua macchina) può arrivare alla conclusione che sono tre componenti diversi. Di conseguenza, utilizzerà nella sua traduzione tre termini diversi. Scritto in questo modo, il manuale risulterà poco comprensibile ed ambiguo.

2. Cancellare le espressioni gergali

La nomenclatura gergale è raramente conosciuta fuori dall’ambiente professionale del settore. Non di rado capita che una certa parola venga utilizzata solamente in uno solo stabilimento, inventata dai dipendenti. In questi casi, il traduttore freelance non ha neanche la minima possibilità di capirne il significato.

Tra i miei primi progetti c’era la documentazione tecnica per un’azienda del settore produzione cosmetici. Tra vari dispositivi installati sull’impianto produttivo si trovava un grifone. Siccome il grifone era menzionato solo una volta e non c’erano immagini di questo gruppo, non avevo la più pallida idea di cosa fosse. Solo dopo aver chiesto all’autore del manuale ho saputo che il grifone era in realtà il robot che scaricava i pezzi prodotti prendendoli dall’alto. L’autore lo ha paragonato ad un grifone che scappa con la preda. Un’associazione di immagini magari anche giustificata, ma devi ammettere che per qualcuno che non lavorava per quella azienda – completamente incomprensibile. Pertanto, se non vuoi che il traduttore ti invii richieste di spiegazioni continue,

cerca di utilizzare nomenclatura corretta e comunemente conosciuta nel dato settore.

lingotti di alluminio impilati
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Con tutto ciò, non devi semplificare il testo al massimo. Il linguaggio semplificato è diventato oggetto di un interesse crescente negli ultimi tempi. Tuttavia, questa idea, che per il resto è ottima, non funziona molto bene nelle traduzioni in lingue con sintassi e grammatica più complesse dell’inglese o dell’italiano. Paradossalmente, il linguaggio troppo semplificato spesso rende la traduzione più difficile. Soprattutto nei casi quando la documentazione tecnica viene tradotta con un CAT e i singoli incarichi vengono assegnati a diverse persone.

Anche i traduttori tecnici freelance utilizzano ovviamente i CAT. Tuttavia, hanno la conoscenza necessaria quindi il linguaggio tecnico complesso non gli crea problemi. Sanno anche come presentare per iscritto concetti complessi in modo comprensibile. (A proposito… questi consigli i aiuteranno a trovare un ottimo traduttore freelance) Comunque, invece di scrivere grifone, scrivi piuttosto robot di scarico.

Invece nel caso di nuove soluzioni che spesso non sono ancora largamente conosciute e non hanno nomi diffusi, puoi aggiungere qualche parola di spiegazione. Ad esempio, quando un dato termine viene utilizzato nel testo per la prima volta, aggiungi la spiegazione tra parentesi. Basta farlo una volta.

3. Correggere punteggiatura e formattazione

Per ridurre i costi della traduzione

Per tradurre documentazione tecnica, manuali d’uso e manutenzione, specifiche, note di calcolo e tutti gli altri testi tecnici da tempo vengono utilizzati software chiamati CAT. Mentre in internet puoi leggere di più sui CAT, io ora vorrei sottolineare solo una cosa.

I CAT dividono il testo tradotto in cosiddetti segmenti

Nella maggioranza dei casi un segmento è formato da una frase. Alle elementari abbiamo imparato che una frase inizia con una maiuscola e finisce con un punto. Quando un traduttore traduce il tuo testo con l’aiuto di un CAT (perché è sempre il traduttore a tradurre, non il software), il CAT memorizza le frasi. Se nel testo più avanti si trova una frase uguale o simile, il CAT la riconosce. Di seguito, propone al traduttore la traduzione precedente. È quindi possibile utilizzare la frase intera (che nel caso della ripetizione perfetta ti permetterà di abbassare i costi) oppure modificarla secondo le necessità.

Invece, quando nel tuo testo dimentichi di mettere un punto oppure inserisci una virgola inutile, il CAT non saprà che la frase è finita oppure che la porzione del testo dopo la virgola sia la continuazione della stessa frase e creerà un segmento totalmente diverso. Come risultato, se con il proseguire della traduzione capita la stessa frase, il CAT non la riconosce e non ripropone la traduzione precedente. La nuova traduzione può quindi essere diversa. Soprattutto se si tratta delle modifiche del documento (es. un paragrafo aggiunto) elaborate da un altro traduttore. Questo è il caso dei progetti assegnati alle agenzie, che alla loro volta li assegnano a varie persone, disponibili in un dato momento.

Se ti senti dire che i CAT aiutano a mantenere la coerenza delle traduzioni fatte da molte persone, ricordati che questi strumenti offrono questa possibilità, ma per sfruttarla è necessario creare le condizioni giuste. Invece, coerenza e uniformità spesso rimangono solo uno slogan di marketing.

4. Inviare per la traduzione solo i file nella versione finale

Questo punto non spiega né come scrivere né come ottimizzare, ma vorrei attirare la tua attenzione proprio su questo aspetto. L’invio di correzioni, aggiunte, richieste di inserire un frammento di testo tra due paragrafi o – peggio ancora – nel mezzo di una frase, è uno dei comportamenti più fastidiosi dei clienti durante il processo delle traduzioni della documentazione tecnica. Per favore, rispetta il tempo dei traduttori che ne perdono veramente molto in queste situazioni. Prima devono trovare il  passaggio in questione. Poi pensare come tradurre le due frasi aggiunte in modo da adeguarle al testo già esistente. Poi devono ancora rileggere tutto per assicurarsi che il contenuto tradotto suona come dovrebbe suonare. Per far tutto questo, ci vuole più di un momento.

Prima di inviare i file assicurati quindi che stai inviando la versione finale che non sarà sottoposta alle modifiche. A meno che il manuale non venga aggiornato in un secondo momento. Questo sarà comunque una questione di un nuovo ordine a parte.

Come puoi vedere, per scrivere la documentazione tecnica in modo tale da migliorare la traduzione non ci vuole tanto

Solo un po’ di attenzione e diligenza nell’ottimizzazione dei file

Quando ti rendi conto che il traduttore freelance è un collaboratore esterno, capisci anche che non può sapere della macchina/impianto tutto quello che sai tu. Anche se è un vero e proprio professionista, ha ben poche risorse su cui appoggiarsi. Se ci pensi bene, ammetti che anche gli operatori esperti devono partecipare al corso di formazione all’uso.

Ricapitolando

  • nomenclatura unificata
  • nessuna espressione gergale
  • punteggiatura corretta
  • versione finale

Ecco, tutto qua. Ora sai come scrivere la documentazione tecnica per adeguarla alle esigenze della traduzione in altre lingue, non solo in polacco. Sono certa che i traduttori che collaborano con la tua azienda siano d’accordo con me.

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