Instrukcja obsługi to nie powieść. Tu nikt nie liczy na zwroty akcji, momenty ani na plot twist, w którym bohater dowiaduje się, że mógł tak nie wciskać tego przycisku.
W tłumaczeniu instrukcji obsługi maszyn przemysłowych każde słowo jest jak śrubka: za mała – wypadnie, za duża – urwie gwint. Kiedy takich niedopasowanych śrubek-słów jest za dużo, cała konstrukcja zaczyna podejrzanie skrzypieć. Maszyna niby produkuje co ma produkować, ale ostatnio codziennie trzeba coś regulować. Użytkownik modli się więc, żeby się nie zepsuła, bo trzeba będzie dzwonić do producenta, a tam za serwis życzą sobie ciężkie pieniądze.
Jeżeli jesteś takim użytkownikiem, zapraszam do lektury. W tym artykule pokazuję krok po kroku jak wygląda profesjonalne tłumaczenie instrukcji obsługi oraz na co warto zwrócić uwagę, zanim powierzysz swoją dokumentację komuś, kto widział maszynę jedynie na zdjęciu w katalogu i na twojej instrukcji będzie się uczyć zawodu.
Dlaczego tłumaczenie instrukcji obsługi wymaga specjalisty?
Czym różni się instrukcja obsługi od zwykłego tekstu?
Instrukcja obsługi to dokument techniczny, użytkowy i prawny w jednym. Taka mała hybryda, która nie zostawia wiele miejsca na fantazję. Musi być jednoznaczna, precyzyjna i w pełni zrozumiała dla użytkownika końcowego, nawet jeśli ten użytkownik właśnie próbuje uruchomić maszynę, trzymając instrukcję w jednej ręce, a śrubokręt w drugiej.
Literackie interpretacje, domysły czy skróty myślowe? Nie tutaj.
Każde zdanie ma swoją rolę: informuje, ostrzega, instruuje albo po prostu zabezpiecza producenta przed ewentualnymi roszczeniami. I właśnie dlatego instrukcja obsługi nie wybacza nieporadnych tłumaczeń.
Konsekwencje błędów w tłumaczeniu instrukcji obsługi
Błędy w przetłumaczonej instrukcji potrafią mieć znacznie bardziej poważne skutki, niż tylko zirytowanego mechanika z utrzymania ruchu i instrukcję rzuconą w kąt, na przykład:
- nieprawidłowe użytkowanie maszyny,
- wypadki przy pracy,
- uszkodzenie sprzętu,
- przestoje w produkcji,
- wyprodukowanie wadliwej partii,
- problemy podczas kontroli,
- odpowiedzialność prawna firmy wprowadzającej produkt na rynek.
To są powody, dla których instrukcje obsługi są tworzone przez specjalistów w pisaniu takich dokumentów i powinny być tłumaczone również przez specjalistów z doświadczeniem w tłumaczeniach technicznych.
Dlaczego tłumaczenia maszynowe nie sprawdzają się w instrukcjach?
Narzędzia do tłumaczeń automatycznych nie rozumieją kontekstu technicznego, nie zachowują spójności terminologii (lub wręcz przeciwnie, zachowują ją nawet wbrew logice) i potrafią z godną podziwu pewnością siebie fantazyjnie interpretować skróty, oznaczenia oraz konstrukcje warunkowe. A to akurat ten typ kreatywności, którego w instrukcjach obsługi nikt nie chce.
Etap 1: Przygotowanie instrukcji obsługi do tłumaczenia, czyli „wyślij co masz, tylko błagam, żeby było wyraźne”
Jakie formaty plików są najlepsze do tłumaczenia?
W idealnym świecie wszyscy przesyłają piękne, edytowalne pliki Worda, InDesigna, a nawet wektorowe PDF-y, które otwierają się niczym bramy do graficznego nieba.
A tak na co dzień… cóż. Dostajesz skan zrobiony telefonem z 2012 roku, pod kątem 37°, ze śladem po kanapce.
I to też jest OK.
W dzisiejszych czasach właściwie nie ma większego znaczenia, w jakiej formie dostarczysz dokument. Technologia (i doświadczenie) robią swoje. Oczywiście najlepiej przesłać instrukcję w formacie edytowalnym (np. Word, InDesign), ponieważ to pozwala zachować oryginalny układ dokumentu, tabele, schematy i numerację bez akrobatyki technicznej.
Jednak branżowi profesjonaliści instrukcyjni bez trudu przekonwertują na format edytowalny również pliki PDF. Dlatego jeżeli masz instrukcję w PDF, śmiało wysyłaj i nie zwracaj uwagi na dyletanckie mądrości internetowe z artykułów pisanych pod SEO przez copywriterów z przypadku, że to jest jakiś wielki problem. PDF może oczywiście spowodować podwyższenie ceny ze względu na konieczność dodatkowej obróbki, jednak instrukcja w wersji przetłumaczonej zachowa oryginalne formatowanie. Choć uczciwie uprzedzam, że rzeczy skomplikowane z natury nie dzieją się w trybie „na wczoraj i bezpłatnie”.
Czy skan instrukcji wystarczy?
Skan to rozwiązanie awaryjne, ale bardzo często jedyne możliwe w przypadku instrukcji do maszyn używanych. Takie maszyny bywają wyposażone wyłącznie w instrukcję papierową, nierzadko pamiętającą czasy, gdy słowo plik oznaczało teczkę z aktami sprawy. W takich sytuacjach nie pozostaje więc nic innego, jak ją zeskanować.
Ja wykonuję nie tylko tłumaczenia ze skanów. Przyjmuję również instrukcje, których poszczególne strony sfotografowano telefonem. Trzeba jednak jasno powiedzieć, że taki format powoduje zniekształcenia, brak możliwości edycji tekstu oraz wpływa na jakość zdjęć i ilustracji, a to bywa kłopotliwe, co opisuję w artykule o tłumaczeniu instrukcji bez rysunków. Wszystko to wydłuża proces i podnosi jego koszt, bo nawet najlepsze oczy nie zastąpią wektorów.
Tak więc, jeśli to możliwe, zawsze warto przekazać wersję źródłową dokumentu. To oszczędność czasu, nerwów po obu stronach, a w bonusie dla klienta – oszczędność budżetu.
Najlepsze formaty dla instrukcji w pigułce
- masz budżet i chcesz jak najtaniej: sam przygotuj nieedytowalny plik, zrób konwersję do Worda, sprawdź teksty oraz grafikę i wyślij plik .docx, w którym edytowalne jest WSZYSTKO. Zapłacisz tylko za tłumaczenie.
- jednak zmieniłeś zdanie i wolisz wygodę związaną z pełną obsługą: wysyłaj pliki w formacie jaki chcesz. Nawet w formie filmiku z Instagrama. Jeżeli zapłacisz za all inclusive, przygotuję dla ciebie instrukcję, którą inspektorzy UDT będą pokazywać na szkoleniach jako wzorcową.
Co warto dołączyć oprócz samej instrukcji?
Bardzo pomocne są przede wszystkim zdjęcia maszyny i jej poszczególnych podzespołów. Te jednak z zasady powinny być już wstawione do pliku instrukcji. Tak jak schematy elektryczne, zrzuty ekranowe czy niezbędne rysunki techniczne.
Jeżeli zleceniodawca ma swój glosariusz firmowy, to również bardzo pomaga. Nie jest to jednak obowiązkowe. Zawodowy tłumacz techniczny poradzi sobie nawet z najtrudniejszą terminologią. A w razie czego po prostu poprosi o wyjaśnienia.
Przydać się mogą też wcześniejsze wersje instrukcji. Jednym słowem: im więcej materiałów odniesienia, tym większa precyzja tłumaczenia.
Etap 2: Analiza treści i terminologii technicznej, czyli zaczyna się poważna robota
Weryfikacja kompletności dokumentu
Na tym etapie sprawdza się, czy instrukcja jest kompletna, czy nie brakuje załączników, tabel, rozdziałów lub opisów symboli. Zanim zaczniemy tłumaczyć, upewniamy się, że nikt po drodze nie zgubił połowy instrukcji albo legendy do piktogramów.
Analiza terminów technicznych i skrótów
Dokumentacja bardzo często zawiera skróty branżowe, terminologię żargonową, a zdarzają się również i takie określenia, które są używane wyłącznie w firmie producenta, czyli tam, gdzie nawet Google rozkłada ręce. Tłumacz szuka również nazw własnych komponentów, określeń handlowych oraz technicznych. Wszystkie terminy niosące konkretne znaczenie wymagają przemyślanego i uważnego doboru polskiego odpowiednika, ponieważ w branżach przemysłowych jedno przypadkowe słowo potrafi zmienić bardzo wiele.
Spójność z dokumentacją producenta
To jeden z najbardziej czasochłonnych etapów. Przejrzenie innych, dostępnych dokumentów producenta (np. folderów technicznych, kart katalogowych) wymaga cierpliwości i dobrej kawy. Najlepiej włoskiej 🙂 Jest to konieczne, ponieważ zastosowana w tłumaczeniu terminologia techniczna powinna być z nimi spójna. Inaczej użytkownik może dostać trzy nazwy na ten sam element.
Etap 3: Właściwe tłumaczenie instrukcji obsługi
Przekład treści technicznej a bezpieczeństwo użytkownika
Na tym etapie najważniejsze jest połączenie znajomości języka na bardzo wysokim poziomie z wiedzą praktyczną, zdobytą w projektach terenowych, w zakładach przemysłowych. Każde ostrzeżenie, każda procedura uruchomienia, każdy opis prac konserwacyjnych trzeba oddać w sposób jednoznaczny i zrozumiały. Nie zaszkodzi też, jeżeli całość będzie napisana poprawną polszczyzną.
To właśnie tutaj najłatwiej zobaczyć, dlaczego tłumaczenia instrukcji (oraz tłumaczenia medyczne) nie nadają się na praktykę dla początkujących. W innym typie tekstu niepewność jest tylko błędem i grozi co najwyżej stratą pieniędzy. Tutaj potrafi być już ryzykiem dla zdrowia i życia.
Układ, ostrzeżenia i symbole pozostają takie, jak w oryginale
Profesjonalne tłumaczenie instrukcji obsługi obejmuje nie tylko treść, ale również logikę układu dokumentu: nagłówki, wypunktowania, ostrzeżenia graficzne, piktogramy i oznaczenia poziomu ryzyka.
Cel jest jeden: użytkownik ma widzieć dokładnie to, co przewidział producent, tylko w języku, który rozumie.
Jednostki miar, normy i oznaczenia w tłumaczeniu
W polskiej wersji instrukcji należy zastosować obowiązujące w Polsce oznaczenia jednostek oraz polski sposób zapisu liczb i parametrów. Dlaczego trzeba zwrócić na to uwagę?
Tutaj podam przykład z mojego doświadczenia. Specjalizuję się w tłumaczeniach z języka włoskiego, w związku z czym zawsze mam na tapecie jakąś włoską instrukcję. Włosi często nie zachowują tutaj precyzji. Kilopaskal w ich instrukcji może wyglądać jak KPA, Kpa, a nawet kpa. Kilowatogodziny podobnie. Często można zobaczyć zapis Kwh zamiast kWh. W słonecznej Italii nikt nie zwraca na to większej uwagi. W Polsce – wręcz przeciwnie. Trzeba więc poprawić wszystkie źle zapisane jednostki miar.
To samo jeżeli chodzi o zapis liczb i parametrów. Włoskie 2,000 to polskie dwa tysiące. Należy na to bardzo uważać, aby nie wprowadzić w błąd użytkownika maszyny, który w przypadku pozostawienia zapisu oryginalnego mógłby dojść do wniosku, że jest to po prostu dwa.
Kolejną kwestią są normy obowiązujące w UE i w Polsce. W przypadku tłumaczeń, tytuły norm i przepisów należy podawać w brzmieniu obowiązującym w naszym kraju. To robi ogromną różnicę, zarówno podczas kontroli, jak i podczas codziennego użytkowania maszyny przez kogoś, kto naprawdę liczy na poprawne dane.
Etap 4: Korekta i kontrola jakości, czyli moment kiedy tłumacz przyznaje, że jest tylko człowiekiem
Dlaczego instrukcje wymagają korekty?
Nawet najlepszy tłumacz potrzebuje świeżego spojrzenia. Korekta pozwala wychwycić literówki, niespójne określenia, brakujące elementy czy nieprecyzyjne sformułowania.
Sprawdzanie spójności terminologii
Dane pojęcie należy zawsze tłumaczyć w ten sam sposób w całym dokumencie. Oczywiście z zachowaniem zdrowego rozsądku. Zawsze należy jednocześnie uwzględniać kontekst.
To jedna z podstawowych zasad, o której dużo się mówi, ale która w praktyce po jakimś czasie bardzo się rozjeżdża. Mało który dostawca usług tłumaczeniowych jest w stanie zapanować nad spójnością terminologii w dużych projektach. Zwłaszcza, jeżeli tłumaczenie, poprawki i kolejne etapy są wykonywane przez różnych tłumaczy. Narzędzia CAT, reklamowane jako cudowne remedium na tę bolączkę, są jedynie tak dobre, jak korzystający z nich ludzie. A z tym bywa różnie.
Dlatego spójność terminologiczna to jedna z najtrudniejszych do wdrożenia kwestii w projektach tłumaczeniowych. Jeżeli temat cię zainteresował, przeczytaj jakie konsekwencje może mieć zastosowanie złej terminologii w instrukcjach technicznych.
Weryfikacja zgodności z oryginałem
Na tym etapie porównuje się wersję polską z oryginalną, aby mieć pewność, że nic nie zostało pominięte.
Dlaczego to ważne i nie należy tego kroku przeskakiwać?
W projektach realizowanych na plikach nieedytowalnych (skanach lub zdjęciach) to jasne: tłumacz może po prostu przypadkowo pominąć podczas pracy jakiś fragment czy zdjęcie. Końcowa weryfikacja zgodności z oryginałem pozwala wyłapać takie miejsca.
A czy pliki wysłane w formacie Word (.docx) nie powinny zapewniać stuprocentowego objęcia treści przez CAT-y?
Teoretycznie tak. Jednak zdarza się, że tłumaczenie jest dłuższe niż tekst oryginalny. Często dzieje się tak w przypadku tabel z opisem prac konserwacyjnych. Po zapisaniu gotowego tłumaczenia z CAT-a teksty w tabelach często nie mieszczą się w poszczególnych komórkach i zostają „ucięte”. Trzeba wtedy ręcznie dopasować rozmiar każdej komórki do tekstu, tak aby wszystko było widoczne.
Etap 5: Finalne opracowanie instrukcji do użytku w Polsce
Przygotowanie do druku lub publikacji cyfrowej
Gotową instrukcję należy przygotować w formacie zgodnym z tym, co zamówił zlecający. W przypadku braku ustaleń, zasada domyślna to odesłanie takiego formatu, jaki został przysłany. Jeżeli klient chce otrzymać inne formaty do dalszego wykorzystania, np. do druku, do dystrybucji elektronicznej lub do załączenia do produktu, powinien to zaznaczyć w zamówieniu. Moi klienci otrzymują w standardzie instrukcje w formacie PDF (nawet jeżeli plikiem źródłowym był .docx). W przypadku pracy z programem InDesign klient otrzymuje dodatkowo odpowiednie formaty.
Zgodność z wymaganiami rynku polskiego
Gotowa, przetłumaczona instrukcja musi być zgodna z przepisami dotyczącymi wprowadzania produktów na rynek, bezpieczeństwa użytkowania i odpowiedzialności producenta.
Gotowość do audytu, kontroli lub certyfikacji
Dobrze przygotowana instrukcja to dokument, który przechodzi kontrolę bez zastrzeżeń.
Krótko mówiąc: musi wyglądać jak dokument, do którego inspektor nie przyczepi się nawet z lupą.
Ile trwa tłumaczenie instrukcji obsługi?
Od czego zależy czas realizacji?
Czas realizacji zależy od kilku kwestii. Najbardziej oczywistą jest objętość tekstu, czy długość instrukcji. Wysoki stopień skomplikowania terminologii również może wydłużyć termin. Duże znaczenie ma też jakość materiału źródłowego, a także ewentualna konieczność opracowania graficznego.
Jednak przede wszystkim, najważniejsze są… moce przerobowe tłumacza. Dlatego nie można podać jednego konkretnego terminu tłumaczenia np. 50-stronicowej instrukcji. Jeden tłumacz zaproponuje tydzień, inny dwa tygodnie, a jeszcze inny miesiąc.
Krótka instrukcja a pełna dokumentacja maszyny
Jeżeli tłumacz akurat może przystąpić do pracy od razu, kilkunastostronicowa instrukcja może być gotowa w kilka dni, natomiast obszerna dokumentacja techniczna wymaga odpowiednio więcej czasu. Pracowałam nad projektami, w których tłumaczenie dokumentacji zajmowało nawet trzy miesiące.
Ile kosztuje tłumaczenie instrukcji obsługi?
Co wpływa na cenę tłumaczenia?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań. Poświęciłam mu osobny artykuł, którego lekturę bardzo polecam, ponieważ wyjątkowo obrazowo tłumaczy kwestię wyceny tłumaczeń. Tutaj natomiast przytaczam krotką syntezę. Cena tłumaczenia zależy od:
- objętości tekstu,
- formatu pliku,
- stopnia specjalizacji,
- terminu realizacji.
Jeżeli chcesz więcej informacji o tym, ile kosztuje tłumaczenie i jakie są elementy składowe stawek tłumaczy, zapraszam do dalszej lektury.
Czy warto wybierać najtańszą ofertę?
Cóż. Na to pytanie każdy musi odpowiedzieć sobie sam. Najtańsza oferta zwykle oznacza brak korekty, brak odpowiedzialności i brak doświadczenia technicznego.
Przy wartości maszyny rzędu setek tysięcy euro (lub nawet milionów za całe linie technologiczne), oszczędzanie na instrukcji to… odważna strategia.
Podsumowanie: dlaczego profesjonalne tłumaczenie to nie fanaberia
Instrukcja obsługi po polsku to wymóg prawny oraz ochrona firmy przed problemami. Profesjonalne tłumaczenie instrukcji, choć wydaje się po prostu tłumaczeniem, zapewnia o wiele szerszą gamę korzyści:
- zwiększa bezpieczeństwo użytkowników,
- chroni firmę przed roszczeniami,
- buduje wizerunek marki jako rzetelnego dostawcy,
- ułatwia sprzedaż i obsługę posprzedażową.
To dokładnie te same obszary, które na początku artykułu pojawiają się jako potencjalne źródło problemów.
Jeśli planujesz wprowadzenie urządzeń lub maszyn z Włoch na rynek polski, pamiętaj że profesjonalne tłumaczenie instrukcji obsługi jest jednym z kluczowych elementów całego procesu.
