Czy instrukcja obsługi maszyny musi być po polsku

Czy instrukcja obsługi maszyny musi być po polsku?
Tak – jeżeli maszyna jest użytkowana w Polsce, instrukcja obsługi musi być dostępna w języku polskim. Obowiązek ten wynika z przepisów unijnych oraz ich wdrożenia do prawa krajowego i dotyczy nie tylko nowych maszyn, ale również określonych przypadków maszyn używanych.

To pytanie rzadko pojawia się na początku projektu. Zwykle pada wtedy, gdy maszyna jest już zamówiona, jedzie w transporcie albo… stoi na hali i czeka na uruchomienie.

I to nie jest żaden wstyd ani błąd. To jedno z tych realnych, projektowych pytań, które prędzej czy później zadaje każdy: kierownik projektu, technolog, albo ktoś z UR czy BHP.

Krótka odpowiedź jest prosta.
Dłuższa, jak to w życiu, trochę bardziej złożona.

Czy instrukcja obsługi maszyny użytkowanej w Polsce musi być po polsku?

Tak. Instrukcja obsługi maszyny użytkowanej w Polsce musi być dostępna w języku polskim.
Obowiązek ten wynika z dyrektywy 2006/42/WE (tzw. dyrektywy maszynowej), która wymaga, aby maszyna była wyposażona w instrukcje w urzędowym języku państwa członkowskiego, w którym jest wprowadzana do obrotu lub oddawana do użytku.

W Polsce zapisy dyrektywy maszynowej zostały wdrożone m.in. przez rozporządzenie w sprawie zasadniczych wymagań dla maszyn. Przepisy te nie odnoszą się do języka szkolenia, narodowości producenta ani tego, czy operator zna język obcy. Ważne jest miejsce użytkowania maszyny i zapewnienie bezpiecznego korzystania z niej przez osoby pracujące przy urządzeniu.

W praktyce oznacza to, że jeżeli maszyna pracuje na terenie Polski, dokumentacja przeznaczona dla użytkowników – zwłaszcza instrukcja obsługi i informacje dotyczące bezpieczeństwa – powinna być dostępna w języku polskim, niezależnie od tego, w jakim języku została przygotowana dokumentacja oryginalna.

Czy instrukcja obsługi maszyny może być po angielsku?

W przypadku maszyn użytkowanych w Polsce instrukcja obsługi przeznaczona dla operatorów i użytkowników nie powinna być dostępna wyłącznie w języku angielskim.
Przepisy nie uzależniają obowiązku językowego od tego, czy operator zna język obcy, lecz od tego, gdzie maszyna jest użytkowana i komu instrukcja jest przeznaczona.

Dyrektywa maszynowa dopuszcza istnienie instrukcji w języku obcym jako oryginału producenta, ale w takiej sytuacji powinna jej towarzyszyć wersja w języku urzędowym państwa użytkowania maszyny, czyli w Polsce – w języku polskim. Tłumaczenie nie zastępuje oryginału, ale go uzupełnia.

W praktyce oznacza to, że instrukcja obsługi dostępna wyłącznie po angielsku może być niewystarczająca, jeżeli z maszyny korzystają operatorzy, brygadziści lub pracownicy utrzymania ruchu, dla których język angielski nie jest językiem roboczym w sytuacjach stresowych lub awaryjnych.

Instrukcja tylko po angielsku jest problemem szczególnie wtedy, gdy:

• z maszyny korzysta więcej niż jedna zmiana,
• rotacja personelu jest wysoka,
• dokumentacja dotyczy bezpieczeństwa lub sytuacji awaryjnych,
• instrukcja jest jedynym punktem odniesienia po szkoleniu.

Czy maszyna używana musi mieć instrukcję obsługi po polsku?

Sama okoliczność, że maszyna jest używana, nie zwalnia automatycznie z obowiązku posiadania instrukcji obsługi w języku polskim.
W przepisach nie istnieje prosty zapis mówiący, że maszyna używana nie musi mieć instrukcji po polsku. Jest to jedno z najczęściej powtarzanych uproszczeń projektowych.

W praktyce obowiązki dotyczące dokumentacji zależą m.in. od tego:

• kiedy maszyna została po raz pierwszy wprowadzona do obrotu,
• czy była już użytkowana na terenie Unii Europejskiej,
• w jakim zakresie jest obecnie eksploatowana,
• oraz kto ponosi odpowiedzialność za jej użytkowanie.

Niezależnie jednak od wieku maszyny, odpowiedzialność za zapewnienie bezpiecznych warunków pracy spoczywa na użytkowniku lub pracodawcy. Jeżeli pracownicy mają korzystać z instrukcji obsługi, która nie jest dla nich zrozumiała językowo, problem nie znika tylko dlatego, że maszyna jest z drugiej ręki.

Dlatego projekty z maszynami używanymi często wymagają uzupełnienia lub aktualizacji dokumentacji, w tym również profesjonalnego tłumaczenia instrukcji obsługi.

Czy instrukcja serwisowa też musi być po polsku?

Instrukcja serwisowa nie zawsze musi być dostępna w języku polskim, jednak tylko pod ściśle określonymi warunkami.
Przepisy dopuszczają, aby instrukcje przeznaczone wyłącznie dla wykwalifikowanego personelu serwisowego były sporządzone w jednym języku, który ten personel rozumie, np. po angielsku.

Kluczowe jest jednak to, że dotyczy to wyłącznie instrukcji serwisowych, a nie dokumentacji przeznaczonej do normalnej obsługi maszyny. Instrukcja dla operatora, informacje dotyczące bezpieczeństwa czy procedury awaryjne nie mieszczą się w tej kategorii i powinny być dostępne w języku użytkowników maszyny.

W praktyce projektowej problemy pojawiają się wtedy, gdy:

• jedna instrukcja próbuje pełnić jednocześnie rolę dokumentacji serwisowej i operatorskiej,
• producent określa całość dokumentacji jako „service manual”,
• zakres użytkowania maszyny wykracza poza działania stricte serwisowe.

W takich sytuacjach samo nazwanie dokumentu „instrukcją serwisową” nie zmienia faktu, że jest on wykorzystywany przez osoby, dla których język obcy nie jest językiem roboczym w codziennej eksploatacji maszyny.

I tu dochodzimy do kolejnego problemu projektowego: czym właściwie jest instrukcja obsługi w praktyce, a nie tylko w nazwie dokumentu.

Co oznacza „instrukcja obsługi maszyny” w praktyce, a nie na papierze

W projektach przemysłowych instrukcja to rzadko jeden elegancki dokument w PDF-ie. Najczęściej mamy do czynienia z zestawem informacji, takich jak:

• instrukcja obsługi dla operatora,
• instrukcja bezpieczeństwa,
• instrukcja konserwacji i serwisowania,
• procedury awaryjne,
• opisy alarmów,
• oznaczenia na maszynie lub linii.

I tu zaczyna się większość nieporozumień, bo coś jest po angielsku, coś było wyjaśnione na szkoleniu, coś jest w systemie, a coś miał dosłać producent. Formalnie wszystko wygląda nieźle. Praktycznie, już różnie.

Najczęstsze scenariusze projektowe, w których pojawia się problem

To są sytuacje, które powtarzają się zaskakująco często, niezależnie od branży czy wielkości firmy.

Czy instrukcja maszyny może być po angielsku, jeśli operator zna język?

To jeden z najczęstszych argumentów: Operatorzy znają angielski, poradzą sobie.

I bardzo możliwe, że poradzą sobie w normalnej pracy.

Pytanie brzmi: co dzieje się wtedy, gdy:

• jest awaria,
• jest stres,
• jest nowa osoba,
• jest presja czasu?

Instrukcja nie jest testem językowym. Jest narzędziem bezpieczeństwa. A w stresie każdy wraca do języka, w którym myśli automatycznie.

Szkolenie było po polsku, ale instrukcja obsługi po angielsku. Czy to wystarczy?

Szkolenie to moment. Instrukcja zostaje.

Po pół roku:

• zmienia się zmiana,
• zmienia się operator,
• zmienia się konfiguracja,
• ktoś czegoś nie pamięta.

Wtedy nikt nie wraca do prezentacji szkoleniowej. Wraca się do dokumentacji. I dobrze, jeśli ona wtedy mówi tym samym językiem, co użytkownik.

„To tylko serwis, operator nie zagląda do instrukcji”

W teorii. W praktyce instrukcja bardzo często trafia do rąk:

• brygadzisty,
• lidera zmiany,
• osoby z UR,
• kogoś, kto musi zareagować „tu i teraz”.

Instrukcja żyje własnym życiem i krąży po hali. Rzadko używa jej wyłącznie jedna, idealnie zdefiniowana grupa.

Producent obiecał, że tłumaczenie dośle później

To zdanie słyszałam w projektach wielokrotnie. Czasem tłumaczenie rzeczywiście przychodzi. Czasem przychodzi częściowe. Czasem… przychodzi wtedy, gdy projekt dawno jest zamknięty.

W międzyczasie maszyna już pracuje, a dokumentacja jest w trakcie. Najczęściej bywa tak, że jeżeli faktura za maszynę została zapłacona w całości, obiecane tłumaczenie instrukcji nie przychodzi nigdy.

Czy są wyjątki? Czyli najczęstsze „ale” z projektów

Tak, pojawiają się sytuacje szczególne. Warto je nazwać wprost, bo one naprawdę istnieją.

Instrukcja maszyny testowej lub prototypowej

Czasowe rozwiązania bywają akceptowane, ale tylko na czas testów i przy jasno określonym zakresie użytkowania.

Maszyna używana

Używana nie znaczy, że nie podlega żadnym uregulowaniom. Dokumentacja dalej musi być zrozumiała dla użytkownika.

Tymczasowa linia produkcyjna

Tymczasowość w projektach bardzo często trwa dłużej, niż planowano. A dokumentacja w obcym języku zostaje zwykle na dłużej niż sama tymczasowość.

Zespół zagraniczny

Jeżeli maszyna jest użytkowana w Polsce, język użytkownika końcowego nadal ma znaczenie, niezależnie od narodowości zespołu wdrożeniowego.

Dlaczego brak instrukcji obsługi po polsku to nie tylko problem formalny

To nie zawsze kończy się karą, kontrolą czy dramatem. Znacznie częściej rezultatem braku instrukcji w zrozumiałym języku jest brak jasnych wytycznych potrzebnych do podjęcia decyzji, przerzucanie odpowiedzialności, chaos przy audycie, nerwowe „a gdzie to jest opisane?” lub improwizacją w sytuacjach, w których improwizować nie warto.

Instrukcja w języku polskim nie jest gwarancją, że nic się nie wydarzy. Jest jednym z elementów, które porządkują odpowiedzialność i komunikację.

Podsumowanie: co warto zapamiętać

• Instrukcja obsługi maszyny użytkowanej w Polsce musi być dostępna w języku polskim.
  Wynika to z dyrektywy maszynowej 2006/42/WE oraz przepisów krajowych regulujących wprowadzanie maszyn do obrotu i ich użytkowanie.
• Instrukcja dostępna wyłącznie po angielsku zwykle nie jest wystarczająca, nawet jeśli operatorzy znają język obcy. Przepisy odnoszą się do miejsca użytkowania maszyny, a nie do kompetencji językowych pracowników.
• Maszyna używana nie jest automatycznie zwolniona z obowiązku dokumentacyjnego.
  Wymagania zależą od okoliczności, ale odpowiedzialność za bezpieczne użytkowanie zawsze spoczywa na użytkowniku lub pracodawcy.
• Instrukcja serwisowa może być w języku obcym tylko wtedy, gdy jest przeznaczona wyłącznie dla wykwalifikowanego personelu serwisowego.
  Nie dotyczy to instrukcji operatorskich ani informacji związanych z bezpieczeństwem.

To są zasady, które w projektach przemysłowych najczęściej decydują o tym, czy dokumentacja działa, czy zaczyna generować problemy na etapie odbiorów, audytów i eksploatacji.

Checklista projektowa: język instrukcji obsługi maszyny

Instrukcja obsługi maszyny powinna być w języku polskim, jeżeli:

• maszyna jest użytkowana na terenie Polski,
• dokumentacja jest przeznaczona dla operatorów lub użytkowników,
• zawiera informacje dotyczące bezpieczeństwa pracy,
• instrukcja ma być punktem odniesienia po zakończeniu szkolenia,
• z maszyny korzysta więcej niż jedna zmiana lub następuje rotacja personelu.

Instrukcja serwisowa może być w języku obcym, jeżeli:

• jest przeznaczona wyłącznie dla wykwalifikowanego personelu serwisowego,
• nie zawiera instrukcji normalnej obsługi maszyny,
• nie zastępuje instrukcji operatorskiej ani BHP,
• osoby wykonujące serwis realnie posługują się tym językiem w pracy.

Jeżeli którykolwiek z powyższych punktów budzi wątpliwości w Twoim projekcie, to zwykle znak, że temat języka instrukcji warto uporządkować zanim maszyna zacznie normalną pracę.

FAQ Najczęstsze pytania o język instrukcji obsługi maszyn